BILAGA 3: ALLMÄNNA VILLKOR
Senast uppdaterad den 1 januari 2024
Definitioner och uttryck i dessa allmänna villkor (”Villkoren”) som används i Förvaltningsavtalet ska, om inte annat uttryckligen anges, ha samma innebörd i Villkoren. I det följande kan ABRF och Föreningen enskilt också bli benämnda ”Part” och gemensamt ”Parterna”.
VILLKOR
1. Inledande bestämmelser
1.1 ABRF tillhandahåller en ekonomisk förvaltningstjänst (”Tjänsten”), vilken innehåller de moment som listas i Bilaga 1 till Förvaltningsavtalet. Tjänsten innefattar bl.a. att ABRF:
(i) ombesörjer att ställa ut faktura för avgifter/hyror till Föreningens medlemmar/hyresgäster ("gäldenärer") för Föreningens räkning,
(ii) tar emot medel från Föreningens gäldenärer, samt
(iii) genomför betalningar till Föreningens leverantörer ("fordringsägare").
1.2 ABRF tillämpar strikta rutiner för att säkerställa att Tjänsten inte används för otillbörliga ändamål eller på annat sätt som strider mot Villkoren, ABRF:s vid var tid gällande interna regler och/eller tillämpliga gällande regelverk. ABRF ska inom ramen för detta arbete uppnå kundkännedom om Föreningen i enlighet med gällande tillämpliga regelverk avseende åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta innebär att ABRF löpande inhämtar information om Föreningen från Föreningen och från externa källor, i syfte att i var tid säkerställa att ABRF har en korrekt och aktuell bild av affärsförbindelsens syfte och art.
1.3 ABRF avgör efter eget gottfinnande huruvida Föreningen ska beredas tillgång till Tjänsten. Först efter att ABRF beslutat att ge Föreningen tillgång till Tjänsten är ABRF bunden av Villkoren.
2. Hantering av inbetalningar från Föreningens gäldenärer
2.1. Föreningen har, inom ramen för Tjänsten, uppdragit åt ABRF att – för Föreningens räkning – löpande föra en förteckning över Föreningens fordringar på gäldenärer, inkl. gällande betalningsvillkor. På basis av denna information ska ABRF ställa ut fakturor till gäldenärerna.
2.2 Föreningens gäldenär reglerar sin skuld till Föreningen genom inbetalning i enlighet med av ABRF utställd faktura, dvs. till ABRF:s konto för inbetalningar (det bankgironummer som Tjänsten automatiskt anger på utställda fakturor). När korrekt betalning av fakturan har skett innebär det att Föreningens gäldenär anses ha infriat sin betalningsförpliktelse gentemot Föreningen i samband med att betalningen mottagits av ABRF.
2.3 ABRF:s affärsbank notifierar ABRF via realtidskontoinformation när inbetalning har registrerats på ABRF:s konto för inbetalningar.
2.4 Medel från Föreningens gäldenärer som registrerats på ABRF:s konto för inbetalningar, blir omedelbart föremål för automatisk matchning genom OCR 2, dvs. hård kontrollnivå och referensnummer med checksiffra. Matchade medel överförs omgående automatiskt till ABRF:s konto för redovisningsmedel och betalningen och gäldenärs fordran registreras som reglerad. Medel som inte kan matchas kontrolleras manuellt och, givet att manuell matchning inte är möjlig, skickas automatisk tillbaka till insättaren och gäldenärs fordran är fortsatt oreglerad.
2.5 I det fallet inbetalda medel från Föreningens gäldenär är större än den fordran som inbetalningen skett mot, ska ABRF att återbetala överskjutande medel genom en överföring om gäldenärens kontoinformation finns. Om kontoinformation saknas skickas en check till gäldenärens postadress som angivits på aktuell faktura.
2.6 Förening står ensam för kreditrisken, dvs. risken att gäldenär inte genomför inbetalning i enlighet med de betalningsanvisningar som följer av utställd faktura. ABRF ska ombesörja att för Föreningens räkning skicka ut betalningspåminnelser i enlighet med ABRF:s fastställda rutiner. ABRF förbehåller sig rätten att fakturera gäldenären avgifter för dessa betalningspåminnelser, och Parterna erkänner att samtliga dessa avgifter ska tillfalla ABRF.
2.7 Fordringar som ska bli föremål för inkassoåtgärder, lämnas över till externa samarbetspartner med tillstånd att bedriva inkassoverksamhet enligt inkassolagen (1974:182).
3. Hantering av ABRF:s konto för redovisningsmedel
3.1 I samband med att medel överförs till ABRF:s konto för redovisningsmedel, bokförs de överförda medlen på Föreningens underkonto i ABRF ("Kontot"). ABRF meddelar Föreningen att medlen har bokförts på Kontot. Meddelande skickas via den digitala plattformen allabrf.se.
3.2 Medel som hanteras på ABRF:s konto för redovisningsmedel är skilda från ABRF:s övriga redovisning i enlighet med lagen (1944:181) om redovisningsmedel, vilket innebär att redovisningsmedlen är skilda från ABRF:s tillgångar och utgör alltid Föreningens egendom.
3.3 Medel som hanteras på ABRF:s konto för redovisningsmedel skyddas av insättningsgarantin enligt lagen (1995:1571) om insättningsgaranti, vilken innebär att Föreningen – i egenskap av ägare till medlen – får ersättning upp till det maximala beloppet för insättningsgarantin vid den händelse att ABRF:s affärsbank går i konkurs.
3.4. ABRF är skyldig att teckna och upprätthålla försäkring som ger Förening fullgott skydd för risken att ABRF:s medelshantering av Föreningens medel på ABRF:s konto för redovisningsmedel orsakar skada för Föreningen.
3.5 ABRF förbehåller sig rätten att innehålla medel som mottagits på ABRF:s konto för redovisningsmedel i den utsträckning det är nödvändigt för ABRF för att slutföra pågående utredning eller lösa en pågående tvist eller krävs enligt lag eller på grund av domstolsbeslut eller det annars begärts av myndighet eller annan statlig enhet.
3.6 Eventuell ränteavkastning på Föreningens medel som innehas på ABRF:s konto för redovisningsmedel, ska delas med ABRF och kommer debiteras i form av en serviceavgift. ABRF ska meddela Föreningen när sådan debitering sker.
3.7 ABRF förbehåller sig rätten att ingå avtal med den affärsbank som tillhandahåller ABRF:s konto för redovisningsmedel, avseende bindande av Föreningens innehavda medel på Kontot och därmed erhållande av fast ränteavkastning under den avtalade
bindningstiden. Om Föreningen tar ut medel från Kontot kan avkastningen på medlen komma att justeras i samband med ett sådant uttag enligt de principer som ABRF tillämpar från tid till annan. ABRF ska stå för samtliga eventuella avgifter i samband med sådana uttag.
4. Hantering av utbetalningar till Föreningens fordringsägare
4.1. Föreningen har, inom ramen för Tjänsten, uppdragit åt ABRF att löpande – för Föreningens räkning – ta emot fakturor (inkl. tillhörande betalningsvillkor), utställda till Föreningen av Föreningens fordringsägare, vilka ska läsas in av ABRF digitalt.
4.2 Varje tillhandahållen faktura ska attesteras av två (2) av Föreningens styrelseledamöter. Attestering ska ske via den digitala plattformen allabrf.se.
4.3 ABRF ska på fakturans förfallodatum betala faktura enligt de betalningsvillkor som följer av fakturan. Utbetalning till Föreningens fordringsägare ska ske med ABRF:s egna medel genom ABRF:s konto för utbetalningar.
4.4 Efter att utbetalning till Föreningens fordringsägare har skett ska ABRF debitera ett motsvarande belopp från Föreningens medel på ABRF:s konto för redovisningsmedel, vilket krediteras ABRF:s konto för utbetalningar.
4.5 ABRF bokför debiteringen enligt punkt 4.4 ovan på Kontot. ABRF meddelar Föreningen att debiteringen har bokförts på Kontot och att Föreningens fordringsägare har erhållit betalning. Meddelande skickas via den digitala plattformen allabrf.se.
4.6 ABRF ska enbart betala faktura enligt punkt 4.3 ovan i det fallet Föreningen innehar ett motsvarande belopp (som fakturabeloppet) på ABRF:s konto för redovisningsmedel. I det fallet inte tillräckligt med medel innehas på ABRF:s konto för redovisningsmedel, ska ABRF meddela Föreningen att utbetalning till fordringsägare ej ska ske.
4.7 Det är Föreningens ansvar att tillse att det på ABRF:s konto för redovisningsmedel alltid finns tillräckligt med medel så att ABRF kan genomföra utbetalningar till Föreningens fordringsägare (och sedermera debitera Föreningens medel på ABRF:s konto för redovisningsmedel).
Kredit på ABRF:s konto för redovisningsmedel medges ej.
5. Föreningens ansvar
5.1 Föreningen förbinder sig att till ABRF lämna de uppgifter som ABRF bedömer är nödvändiga för Tjänstens utförande eller underlättar detsamma, t.ex. uppgifter om Föreningens gäldenärer och fordringsägare. Föreningen är ensamt ansvarig för att alla uppgifter är korrekta, fullständiga och vid var tid uppdaterade.
5.2 Föreningen är ensamt ansvarig för kommunikationen med sina gäldenärer samt fordringsägare. Föreningen har, inom ramen för Tjänsten, uppdragit åt ABRF att – för Föreningens räkning – bistå Föreningens gäldenärer och fordringsägare med erforderlig support, t.ex. avseende frågor om fakturerat belopp eller andra frågor och omständigheter som rör erhållna fakturor.
5.3 ABRF har inget ansvar för varor eller tjänster som tillhandahålls Föreningen av Föreningens fordringsägare. Föreningen ansvarar själva för och garanterar att de varor och tjänster som Föreningen köper kommer till Föreningens ägo på ett lagenligt sätt.
5.4 Föreningen ansvarar för och garanterar att Tjänsten inte används för osanna eller oriktiga fordringar samt att Föreningen uppfyllt sina åtaganden gentemot gäldenären för det arbete, den vara, tjänst eller motsvarande som fordran avser.
5.5 ABRF förbehåller sig rätten att vid kännedom eller vid skälig misstanke om Föreningens aktivitet som kan utgöra penningtvätt eller finansiering av terrorism, säga upp Avtalet med omedelbar verkan enligt bestämmelserna i punkt 10 nedan liksom att rapportera sådan aktivitet till behörig myndighet.
5.6 Föreningen förbinder sig att meddela ABRF händelser som påverkar eller kan komma att påverka Tjänstens utförande.
5.7 När Föreningen ingått Avtalet och därmed godkänt Villkoren, godkänner och samtycker Föreningen till att ABRF får ta kreditupplysning på Föreningen och löpande genomföra kontroller och vidta åtgärder i enlighet med gällande tillämpliga regelverk avseende åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Föreningen förbinder att bistå härvid.
5.8 Föreningen är skyldig att utan dröjsmål och löpande säkerställa att de uppgifter ABRF har sparat om föreningen i syfte att uppnå kundkännedom, är korrekta och aktuella. Om någon information är felaktig eller ofullständig, ska Föreningen omedelbart informera ABRF om detta och inkomma med korrekta uppgifter. Om Föreningen på ABRF:s anmodan inte inkommer med sådana uppgifter, har ABRF rätt att avbryta Föreningens tillgång till Tjänsten och säga upp Avtalet.
5.9 Föreningen är skyldig att följa ABRF:s vid var tid gällande inloggningsrutiner och säkerhetsinstruktioner för utformning av lösenord och andra inloggningsuppgifter, vilka återfinns på digitala plattformen allabrf.se.
5.10 Föreningen ansvar att tillse att dennes inloggningsuppgifter till Tjänsten förvaras säkert och att obehöriga inte tillåts ta del av dessa. Föreningen förbinder sig att bevara sådana uppgifter så att de förblir otillgängliga för obehöriga.
6. Konfidentialitet
6.1 Båda Parterna åtar sig fullt tystnadsplikt under Avtalets löptid samt om en period två (2) år efter Avtalet upphört gälla, att aldrig till tredje part yppa eller dela konfidentiell information. Parterna har dock rätt att avslöja konfidentiell information i nödvändig omfattning om sådant avslöjande följer av börsavtal, tvingande lagstiftning eller behörig myndighets eller domstols begäran.
6.2 ABRF har rätt att dela konfidentiell information med underleverantörer, externa rådgivare och andra företag inom den koncern som ABRF ingår i, under förutsättning att sådana parter omfattas av sekretessförpliktelser som motsvarar dem som omfattas av Avtalet.
7. Priser och betalningsvillkor
7.1 ABRF äger rätt att debitera fast arvode för användning av Tjänsten. Samtliga priser är angivna exklusive lagstadgad mervärdesskatt och andra pålagor. Debiteringen av fast arvode sker halvårsvis i förskott. Debitering ska ske från de medel Föreningen innehar på ABRF:s konto för redovisningsmedel. ABRF bokför debiteringen på Kontot. ABRF meddelar Föreningen att debiteringen har bokförts på Kontot. Meddelande skickas via den digitala plattformen allabrf.se. Ersättning för rörligt arvode och beställda extratjänster debiteras löpande i efterskott.
7.2 Prisförändringar ska meddelas i enlighet med punkt 14 nedan. ABRF ska årlig justera priset på Tjänsten utifrån indexberäkningar baserat på SCB:s ”Labour Cost Index”, enligt SNI 2007 Näringsgrenar, kategori L. Arvode kommer årligen i januari månad, att justeras med indextal för kvartal 4 som avräkningstidpunkt, jämfört med kvartal 4 under avtalets första kalenderår.
7.3 Vid utebliven betalning från Föreningen till ABRF äger ABRF rätt till dröjsmålsränta med tolv (12) procent.
7.4 ABRF äger rätt att debitera Föreningen servicearvode för hantering av in- och utbetalningar samt administration av Kontot enligt prislista. Servicearvode debiteras löpande i efterskott från Kontot.
8. Hantering av personuppgifter
8.1 När ABRF inom ramen för Tjänsten behandlar personuppgifter avseende Föreningens kontaktpersoner för att administrera avtalsförhållandet samt gäldenärer och andra registrerades personuppgifter för att efterleva krav i tillämpliga regelverk, såsom bokföringslagen (1999:1078), är ABRF personuppgiftsansvarig enligt gällande dataskyddslagstiftning. När ABRF behandlar personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig sker detta i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och ABRF:s Integritetspolicy, vilken återfinns genom följande adress
www.allabrf.se/contracts/personuppgiftspolicy.
8.2 När ABRF inom ramen för Tjänsten behandlar personuppgifter avseende Föreningens gäldenärer för Föreningens räkning som personuppgiftsbiträde enligt tillämplig dataskyddslagstiftning gäller det personuppgiftsbiträdesavtal som utgör bilaga till Avtalet.
8.3 Vid frågor om ABRF:s behandling av personuppgifter eller vid utövande av rättigheter under tillämplig dataskyddslagstiftning, kontakta ABRF på:
ABRF Group AB
Kungsgatan 71
112 27 Stockholm
epost: styrelse@allabrf.se
Använd ämnesrad: ”Personuppgift”
9. ABRF:s ansvar
9.1 Föreningen står för risken att gäldenärers betalning sker och att sådan betalning sker korrekt. Avtalet innebär således inte att ABRF tar ansvar för att Föreningens gäldenärer genomför betalning (a) på fel sätt, (b) i fel tid eller(c) till fel belopp, detta oavsett om:
(i) det beror på förbiseende från Föreningens gäldenärs sida, Föreningen eller annan (ej ABRF eller ABRF:s externa samarbetspartners), och
(ii) felet är hänförligt till att fel OCR- eller BankGiro-nummer angivits eller att betalning endast delvis eller inte alls skett.
9.2 ABRF är fri från ansvar för skada som åsamkats Föreningen eller tredje man till följd av att:
(i) Föreningen – eller någon Föreningen svarar för – lämnat felaktig eller bristfällig information till ABRF,
(ii) Föreningen – eller någon Föreningen svarar för – eller dess användning av Tjänsten på ett eller annat sätt brutit mot Villkoren eller Avtalet,
(iii) oförutsett hinder hos ABRF eller någon av ABRF:s externa samarbetspartners som ligger utanför ABRF:S kontroll, eller
(iv) force majeure, nya och ändrade lagar och avtal, förordningar, lagbud, myndighetsåtgärd, krigshändelse, strejk, lockout, bojkott, blockad, konflikt, kommunikationsfel, prisförändringar eller annan omständighet som ABRF inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Detta förbehåll gäller även om ABRF själv vidtar eller är föremål för konfliktåtgärd.
9.3 Föreningen bekräftar genom ingåendet av Avtalet att ABRF inte har något ansvar för eventuella tredjepartstjänster som görs tillgängliga genom ABRF eller inom Tjänsten. Med tredjepartstjänst avses tjänst som tillhandahålls av ABRF:s externa samarbetspartner, med vilken Föreningen ingår ett separat bindande avtal direkt med den externa samarbetspartnern. ABRF är inte part i sådant avtal.
9.4 Har Föreningen anmärkning mot ABRF:s redovisning eller övriga handläggning ska sådan skriftligen framställas inom sex (6) månader från avlämnad redovisning. Om så inte har skett är den redovisning och övriga handläggning som avlämnats att betrakta som slutligt godkänd av Föreningen.
9.5 Har Föreningen anmärkning mot ABRF:s hantering av Kontot ska sådan skriftligen framställas inom sex (6) månader från kontohändelse för relevant transaktion. Om så inte har skett är kontohanteringen att betrakta som slutligt godkänd av Föreningen.
9.6 ABRF är inte i något fall ersättningsskyldig för utebliven vinst eller annan indirekt skada.
9.7 ABRF:s skadeståndsansvar är begränsat till det högsta av:
(i) ett prisbasbelopp, och
(ii) femtio (50) procent av den ersättning Föreningen under de tolv (12) månader som närmast föregått skadetillfället erlagt till ABRF för Tjänsten.
9.8 ABRF:s skadeståndsansvar är under alla omständigheter begränsat till den skadeståndsersättning som kan komma att utgå enligt ABRF:s erforderligt tecknad ansvarsförsäkring på 5 000 000 SEK.
9.9 Krav på ABRF ska framföras skriftligen via e-post styrelse@allabrf.se eller på det sätt som framgår av digitala plattformen allabrf.se, så snart Föreningen blir varse om eller bör anses ha haft kännedom om anledningen att framställa krav och senast inom trettio (30) dagar.
9.10 Om ABRF har brustit i sina skyldigheter enligt Avtalet ska ABRF beredas möjlighet att utan oskäligt dröjsmål vidta rättelse.
10. Uppsägning av Avtalet och effekter vid Avtalets upphörande
10.1 Avtalet träder i kraft vid undertecknandet och löper om en första period på tolv (12) månader. Därefter ska Avtalet förlängas löpande om (12) månader i taget såvida inte uppsägning sker.
10.2 Parterna äger rätt att med fem (5) månaders uppsägningstid säga upp Avtalet. Vid uppsägning av Avtalet sägs per automatik även föreliggande underavtal och fullmakter upp.
10.3. ABRF har rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om:
(i) Föreningen i något hänseende bryter mot Villkoren (inklusive användande av Tjänsten i strid med Villkoren),
(ii) Föreningen försätts i konkurs eller eljest kan antas vara på obestånd,
(iii) Föreningen dröjer med erläggande av betalning i enlighet med Villkoren i mer än 30 dagar (efter förfallodagen),
(iv) Föreningen begår lagbrott, missbrukar, felaktigt nyttjar eller annars vårdslöst använder Tjänsten, eller
(v) Föreningens Konto har missbrukats, eller det finns skälig anledning att anta att Föreningens Konto kommer att missbrukas.
10.4 För det fall ABRF har anledning att anta att omständighet som nämns punkt 10.3 ovan föreligger, äger ABRF rätt att hindra Föreningens tillgång till Tjänsterna, till dess det klarlagts huruvida Föreningen agerat på något sätt som avses i 10.3 ovan. ABRF äger i sådana fall även kreditera Föreningens utestående fakturor.
10.5 Vid Avtalets upphörande, oaktat grund för uppsägning, äger ABRF rätt att omedelbart kreditera Föreningens utestående fakturor samt meddela Föreningens gäldenärer att Föreningen inte längre är användare av Tjänsten och att betalning med befriande verkan inte ska ske till ABRF.
10.6 Vid uppsägning av Avtalet har ABRF, utöver vad som följer av tillämpliga regelverk, ingen skyldighet att lagra eller tillhandahålla dokumentation eller annan information i samband med någon transaktion genomförd genom Tjänsten.
11. IP-rättigheter
11.1 Varumärket och logotypen ABRF är skyddade varumärken.
11.2 Tjänsten och allt material på digitala plattformen allabrf.se är skyddat under svensk och internationell immaterialrätt. Så till vida ABRF inte uttryckligen säger annat, ska allt material vara antingen ägt av eller licensierat av ABRF.
12. Meddelanden
12.1 Skriftliga meddelanden från ABRF till Föreningen avfattas på svenska eller engelska och sänds per e-post till den e-postadress Föreningen angivit och tillhandahållit ABRF. Meddelande som på så sätt har sänts till ABRF ska anses ha kommit denne tillhanda senast påföljande dag.
13. Överlåtelse och pantsättning
13.1 Föreningen har inte rätt att överlåta eller pantsätta rättigheter eller skyldigheter kopplade till Tjänsten eller till sitt Konto, till annan utan ABRF:s skriftliga godkännande.
13.2 ABRF har inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet till annan part utan att Föreningen skriftligen informeras. Det krävs dock inte att Föreningen samtycker till överlåtelsen eller pantsättningen.
14. Tillägg och ändringar
14.1 ABRF har rätt att från tid till annan göra tillägg till och ändringar i Villkoren. Föreningen ska underrättas om sådana ändringar eller tillägg senast en månad före ikraftträdandet. Om Föreningen inte accepterar aviserade ändringar eller tillägg har denne rätt att säga upp Avtalet på sätt som anges i punkt 10 ovan.
Om Föreningen inte underrättat ABRF om att denne inte godkänner ändringarna och/eller tilläggen före den dag de träder i kraft, anses Föreningen accepterat ändringarna och/eller tilläggen.
14.2 ABRF har alltid rätt att med omedelbar verkan vidta de ändringar (inklusive prisändring) som föranleds av lag, förordning eller myndighetsbeslut. Föreningen anses omedelbart bunden av sådana ändringar.
15. Avtalets giltighet
15.1 Skulle någon bestämmelse i dessa Villkor eller del därav befinnas vara ogiltig, ska detta inte innebära att Avtalet i dess helhet är ogiltigt utan ska, i den mån ogiltigheten väsentligen påverkat Parts rättigheter eller skyldigheter enligt avtalet, skälig jämkning av avtalet ske.
16. Tvist och lagval
16.1 Tvist angående tolkning och tillämpning av Avtalet, som inte kan lösas efter förhandling mellan Parterna, ska avgöras i svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans enligt svensk rätt.